Dokumentenmappe ordnen - Schluss mit Papierkrieg

Kennen Sie das auch? Täglich fliegen fröhlich die Briefe ins Haus, wir öffnen sie, sind erleichtert, dass es nicht alles nur Rechnungen sind und dann landen die Briefe in der nächsten Schublade oder auf dem Schrank. Aber plötzlich benötigen Sie einen dieser Briefe und finden ihn nicht mehr wieder... Schluss mit dem Chaos!

Bringen Sie Ordnung in den Papierwahnsinn, mit unseren Tipps werden Sie überrascht sein, wie einfach und zeitsparend Sie Ihre Unterlagen zufriedenstellend ordnen können.

Im Idealfall sollten Ihre Papiere am Ende so geordnet sein, dass Sie oder auch andere Personen wichtige Dokumente schnell finden können. So helfen Sie nicht nur sich selbst, sondern im Ernstfall auch Ihren Mitmenschen, falls Ihnen mal etwas zustoßen sollte.

Das Ausmisten

Zuerst sollten Sie die Spreu vom Weizen trennen, denn längst nicht alle Dokumente, die wir zu Hause bunkern, sind relevant.

Dokumente, die Sie entsorgen können:

• Anschreiben jeglicher Art: zum Beispiel vom Arbeitgeber, Schulen, Versicherungen etc.
• Gekündigte Verträge: alle Verträge, die aktuell nicht mehr rechtsgültig sind
• Schadensfälle: Heben Sie abgeschlossene Schadensfälle, zum Beispiel nach einem Autounfall maximal 1 Jahr auf
• Gekündigte Versicherungen: Briefe von alten Krankenversicherungen, Haftpflicht- oder ähnlichem können Sie getrost wegwerfen

Dokumente, die Sie gut aufheben sollten:

• Geburtsurkunden aller Familienmitglieder
• Zeugnisse und Urkunden
• Reisepass und Personalausweis
• Führerschein
• Heiratsurkunden, Sterbeurkunden von Familienangehörigen
• Aktuelle Arbeitsverträge und Gehaltsabrechnungen
• Ärztliche Gutachten
• Kraftfahrzeugschein und –brief
• Bescheinigungen über Wohneigentum
• Bankunterlagen, zum Beispiel Darlehensverträge
• Gerichtliche Urteile und Prozessakten

Legen Sie Kategorien fest

Während Sie aussortieren, sollten Sie gleichzeitig versuchen, eine Liste mit den wichtigsten Themengebieten zusammenzufassen, wie z. B. Haus, Auto, Arbeit etc.

Dokumente richtig ordnen

Nun geht es ans Eingemachte. Wichtig ist, dass Sie sich für diesen Teil ein wenig Zeit einplanen und sich diese auch nehmen.

Schreiben Sie Ihre vorher festgelegten Kategorien jeweils auf ein DIN4-Blatt und legen Sie diese auf dem Boden aus. Nun beginnen Sie, Ihre Dokumente den jeweiligen Kategorien zuzuordnen. Während des Sortierens werden Sie feststellen, dass es sinnvoll sein könnte, Unterkategorien anzulegen. Ein Beispiel wäre Rentenversicherung als Unterkategorie im Ordner Versicherungen. Schreiben Sie diese Kategorien auch direkt mit auf das DIN4-Blatt.

Wenn Sie alle Dokumente Ihren Kategorien zugeordnet haben, haben Sie schon einmal das Schlimmste hinter sich!

Register anlegen

Werfen Sie nun einen Blick auf Ihre Kategorien. Sind Sie zufrieden mit den Unterkategorien? Dann können Sie nun Register für die einzelnen Ordner anlegen.

Schreiben Sie die Unterkategorien auf Ihre Register und bestücken Sie Ihre Ordner damit. Sortieren Sie die Papiere den jeweiligen Unterkategorien zu.

Wichtigste Ordner

Auf jeden Fall sollten Sie einen persönlichen Ordner anlegen, welcher alle Dokumente beinhaltet, die Sie zum Beispiel im Falle eines Hausbrandes retten müssten.

Dieser Ordner sollte folgende Dokumente enthalten:

• Geburtsurkunden
• Kopie des Reisepasses und des Personalausweises
• Heiratsurkunde
• Meldebescheinigung
• Nachweise für Wohneigentum
• Aufenthaltstitel
• Testamente
• Patientverfügungen
• Medizinische Befunde
• Erbfolge

Ebenfalls wichtig sind Ihre Dokumente rund um den akademischen Werdegang sowie das Arbeitsverhältnis. Dieser Ordner enthält am besten:

• Schulabschlusszeugnisse
• Ausbildungszeugnis
• Diplome
• Zertifikate
• Arbeitsverträge

Ordnung beibehalten

Jetzt haben Sie Ihre Papiere ausgiebig geordnet, super! Achten Sie aber ab nun auch darauf, die Ordnung in Zukunft beizubehalten. Am besten lagern Sie die Ordner leicht zugänglich, sodass es für Sie kein großer Aufwand ist, neue Briefe sofort einzuordnen.

Kleiner Tipp: Benutzen Sie Ordner in verschiedenen Farben. So wissen Sie sofort, zu welchem Ordner Sie greifen müssen und es sieht auch nicht ganz so trist aus.

Wenn es Ihnen schwer fällt, jeden neuen Brief direkt in die Ordner einzupflegen, sollten Sie sich eine Ablage einrichten. Wichtig ist nur, dass Sie regelmäßige Termine festlegen, in denen Sie sie Ablage abarbeiten und die angesammelten Briefe einsortieren. So kann kein Dokument verloren gehen.

Nun können Sie sich endlich zurücklehnen und die Ordnung genießen! Sie haben es sich verdient!